Une fois la durée de protection passée, le Conseil envoyait les boîtes cachetées contenant les échantillons au musée pour archivage. Les conservateurs du musée confectionnaient alors des registres, où chaque échantillon portait le numéro d’ordre d’un inventaire permettant de connaître l’année, le mois du dépôt et le nom du fabricant déposant. Ce fonds se compose de 163 registres. Les échantillons sont d'abord classés dans les albums par typologie technique entre 1812 et 1863 puis par année de dépôt à partir de 1864. Ce fonds a été numérisé intégralement et est mis en ligne partiellement . Des signets ont été intégrés dans chaque registre. Ils permettent de savoir précisément quel échantillon a été déposé par quel fabricant.
Mode d'emploi pour la consultation des registres :
Chaque échantillon est indexé avec deux numéros reportés en haut du ruban. Dans l'exemple ci-dessous le numéro en haut à gauche (73) correspond à l'année de dépôt (ici, 1873) et le numéro en haut à droite au numéro de dépôt (8).
Les signets permettent quant à eux de naviguer plus facilement dans le document et apportent des compléments d'information. Dans ce cas précis ils indiquent que les échantillons indexés avec 73-8 ont été déposé en 1873 par la maison Gérentet Coignet au mois de janvier. Le dépôt comprenait 19 échantillons et la durée de protection était de 5 ans.
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